Was macht eigentlich der Verwalter? Fragt man Eigentümer, was ein Verwalter so den ganzen Tag macht, bekommt man Antworten wie "Abrechnungen und Wirtschaftspläne erstellen", "Schäden vor Ort aufnehmen", "Eigentümerversammlungen abhalten", "Reparaturen veranlassen" - und dann folgt oft ein großes Fragezeichen. Rechnungsprüfer sehen die Belege und die Prüfunterlagen, Beiräte werden beispielsweise in die Angebotseinholung eingebunden und gewinnen hier einen größeren Einblick in die Arbeit des Verwalters. Im "Hintergrund" laufen jedoch wesentlich mehr Tätigkeiten ab, die alle Eigentümer oft gar nicht sehen. Ich gebe Ihnen einen kleinen Überblick, welche Arbeiten ein Verwalter unter anderem leistet: Diese Tätigkeiten sehen die Eigentümer: Erstellung von Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftsplänen Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlungen Schriftverkehr, Aushänge Anwesenheit vor Ort (z.B. Schadenaufnahmen) Zustimmung bei Wohnungsverkäufen, wenn in der Teilungserklärung so geregelt Telefonische Erreichbarkeit zu Geschäftszeiten Infomation über laufende WEG-Verfahren Diese weiteren Tätigkeiten sehen die Beiräte: Anfragen, Ausschreibung und Auswertung von Bau- und Instandhaltungsleistungen Zusammenstellung und Aufbereitung von Angeboten als Beschlussvorlage für die Eigentümerversammlung Beauftragen, Überwachen, Abnahme der Arbeiten; Rechnungsprüfung, Aufmaß Beiratssitzungen Zusammenstellen aller Belege für die Belegprüfung durch den Beirat oder Rechnungsprüfer Mahnwesen, Klagen, laufende Sachbearbeitung Abarbeitung der Beschlüsse Diese Tätigkeiten leistet der Verwalter außerdem, ohne dass es jemand sieht: Bei der Übernahme einer neuen Gemeinschaft Aufnahme aller relevanten Daten der Eigentümer im Sinne der DSGVO, Einpflegen in das digitale System Scannen aller relevanten Unterlagen (Teilungserklärung, Protokolle, Versicherungsscheine, Verträge) für einen schnellen Zugriff (dafür gehen locker 2 Arbeitstage drauf!!) Führen der Beschlussbücher (Sie glauben nicht, wie wenige Verwalter die Beschlussbücher führen!!) Einrichten der Liegenschaft im Hausverwaltungsprogramm: Umlageschlüssel, Miteigentumsanteile, Wohnflächen, Sollstellung der Hausgelder Eröffnen neuer Bankkonten (Giro, Rücklagen, besondere Sparformen) Anforderung von SEPA-Einzugsermächtigungen, Einpflegen in das Banksystem Anlegen der Hausgeldzahlungen im Bankingprogramm Anschreiben/Information über Verwalterwechsel an alle Kontakte der neuen WEG (öffentliche Stellen, Versorger, Versicherungen, Personal, Lieferanten, Handwerkern...) Erteilung von SEPA-Einzugsermächtigungen an Versorger, Versicherer und öffentliche Stellen Allgemeine Verwaltung Allgemeiner Telefondienst, Annahme von Meldungen aller Art (von Eigentümern, Hausmeistern, Handwerkern, öffentlichen Stellen, Versicherungen etc.) Post- und E-Mailbearbeitung, Archivierung, Ablage der Schriftstücke Korrespondenz mit Eigentümern, Personal, Handwerkern, Lieferanten... Bearbeiten von Beschwerden (Hausordnung, Schadenfälle, Störungen, allgemeines Miteinander...) Maßnahmen zur Fristwahrung, z.B. bei Gewährleistungsansprüchen, Wechsel von Verträgen, Ansprüchen der Gemeinschaft hinsichtlich Verjährung Durchführen von Eigentümer- und Mieterwechseln incl. Stammdatenänderung, Vertragswechsel, Ausstellen von Meldebescheinigungen Anwesenheit bei Gerichtsterminen, Mitwirken bei Hausgeldklagen oder Beschlussanfechtungen Eigentümerversammlung Finden und Buchen eines Tagungsraums Zusammenstellen und Versenden aller relevanten Unterlagen zur Eigentümerversammlung (Einladung, Tagesordnung, Abrechnung, Wirtschaftsplan, Vollmachten, Angebotsspiegel etc.) Führen der Eigentümerversammlungen, ggf. Besorgen von Getränken/Speisen bei Versammlungen im eigenen Haus Erstellen der Niederschriften Führen der Beschlussbücher (innerhalb von einer Woche nach ETV) und der Protokollsammlung Buchhaltung Verbuchen aller Zahlungsein- und -ausgänge auf den Konten der Eigentümergemeinschaft Prüfen der Hausgeldzahlungen, Mahnen von säumigen Eigentümern, ggf. Einleiten von Klageverfahren Prüfen und Begleichen aller anfallenden Rechnungen; Abziehen von Skonti und Nachlässen Zuführen und Auflösen von Rücklagenbeträgen auf Festgeld- oder Sparkonten Erstellung und Verbuchen von Sonderumlagen Erfassen von Verbräuchen der Gemeinschaft (z.B. Stichtagsablesung von Wasser, Heizöl, Strom, Gas) Fertigen der Heizkostenabrechnungen oder Aufbereitung zur Vergabe an externe Dienstleister Personalwesen (nur auf die WEG bezogen!) Abschluss, Änderung und Kündigung von Arbeitsverträgen Führen der Zeitkonten der Mitarbeiter (Hausmeister, Putzfrauen etc.) Abrechnung der Löhne und Gehälter Meldungen zur Sozialversicherung, zur Berufsgenossenschaft und ans Finanzamt und Überweisen aller Beiträge an die zuständigen Stellen Zusammenstellen aller Unterlagen zur Betriebsprüfung der Sozialversicherung Technik Annahme von Schadenfällen, Beauftragung, Prüfung, Abrechnung bis hin zur Einforderung von Gewährleistungsansprüchen oder Versicherungsleistungen Abschluss von Verträgen zur Wartung und Instandhaltung der Liegenschaft Ausschreibung und Abschluss von Versicherungsverträgen, Veranlassen der Prüfung auf korrekte Höhe der Versicherungssummen und korrekten Versicherungsumfang Organisieren der regelmäßig anstehenden Wartungen (Aufzug, Feuerlöscher, Hebeanlagen, Heizung, Rolltor, Brandschutz...) Nachfertigung von Schlüsseln bei Schließanlagen Beauftragung von Sachverständigen bei entsprechenden Maßnahmen Alles in allem ein großes Pensum, welches vom Verwalter abzudecken und zu leisten ist. Sie haben noch weitere Fragen? Nehmen Sie Kontakt mit mir auf!