Die Kalkulation der Verwaltervergütung "Wie???? So viel? Das ist aber teuer! Der jetzige Verwalter nimmt nur xx Euro im Monat." - "Bei yy Euro ist doch bei Ihnen alles drin, oder?" - "Verwalter zz bietet nur für zz Euro an!" Sätze, die vermutlich jeder Verwalter bei einem Angebot für eine neue Verwaltung schon einmal gehört hat. Und meist geht es nur um Centbeträge oder sehr wenige Euro Unterschied in der Höhe der monatlichen Verwaltervergütung. Ich habe Verwalter erlebt, die mit "Kampfpreisen" im einstelligen Bereich an den Markt gehen. Dass eine Verwaltergebühr unter 10,00 Euro netto je Einheit im Monat unrealistisch ist, versuche ich Ihnen anhand einer leicht zu rechnenden Größe zu vermitteln. Beispielrechnung - eine kleine 10er-WEG Position genaue Beschreibung Zeitaufwand im Monat ca. monatliche Buchhaltung Die Buchhaltung beinhaltet die Prüfung der Rechnungen auf rechnerische und inhaltliche Richtigkeit, Anweisung, Bezahlung, Druck der Belege als Nachweis für die Abrechnungsakten, Abheften der Belege in die entsprechenden Akten. Rechnungen werden mehrmals im Monat beglichen, die Handwerker und andere Leistungserbringer erhalten pünktlich ihr Geld. Einbuchen aller Buchungsvorgänge in das verwendete Buchhaltungssystem. Prüfen des Kontostands auf Richtigkeit (Abgleich Konto und Buchhaltungsprogramm) Eine Automatisierung ist hier im Bereich der Verbuchung der Hausgelder oder Erteilung von SEPA-Einzugsermächtigungen an Versorger/öffentliche Stellen möglich. Dies reduziert die monatliche Bearbeitungszeit etwas, ist jedoch abhängig von der Liquidität der Liegenschaft.   ca. zum 8. des Monats insbesondere Verbuchen der Hausgeldzahlungen, Prüfen auf Vollständigkeit der Zahlungen Bezahlen von Rechnungen 15-30 Minuten   zum 12. des Monats Anweisen von öffentlichen Gebühren (meist im Feb./Mai/Aug./Nov.) Bezahlen von Rechnungen (wenn vorhanden) 0-30 Minuten     ggf. Anmahnen der Hausgelder bei "Nachzüglern"     zum Ende des Monats Bezahlen der Verwaltervergütung an den Verwalter Bezahlen von Rechnungen 15-30 Minuten   Summe Buchhaltung: 30 - 90 Minuten Änderung der Vorauszahlungen nach Eigentümerversammlung Nach der Eigentümerversammlung, wenn die Abrechnung genehmigt und ein neuer Wirtschaftsplan beschlossen wird, sind die Hausgeldvorauszahlungn im Bankprogramm / Buchhaltungssoftware zu ändern und die Abrechnungsergebnisse soll zu stellen. Verwendet der Verwalter mehrere Programme (zum Beispiel separate Buchhaltungssoftware und Banksoftware), ist der Verwaltungsaufwand doppelt so hoch. In der Regel ist in einer Stunde alles Relevante (neue Hausgelder und Abrechnungsergebnisse, Hausgelddifferenzen) eingegeben, dies sind 5 Minuten auf das Jahr gerechnet.   Summe Änderung Hausgeldvorauszahlungen: 5 Minuten Personalwesen Hat die WEG Personal, meist Hausmeister oder Reinigungskräfte angestellt, sind diese monatlich abzurechnen. Meist ist hier einmal alles einzurichten und zu veranlassen (Anmeldung bei der Knappschaft, Meldung zur Sozialversicherung, Dauerauftrag Gehalt, Erstellung der monatlichen Gehaltsnachweise...) Sobald ein Angestellter kein gleichbleibendes Gehalt bezieht, sondern zum Beispiel nach geleisteten Stunden bezahlt wird, ist der Aufwand für den Verwalter unverhältnismäßig höher: Dann sind die Stunden monatlich zu prüfen, und es ist in jedem Monat an die Knappschaft zu melden, wie hoch das Einkommen und somit die Sozialabgaben sind. Die Einrichtung / Anmeldung / Eingabe aller relevanten Daten kann einmalig mit ca. 1 Stunde kalkuliert werden, die monatlichen, gleichbleibenden Gehaltsnachweise sollten in 10-15 Minuten gedruckt, archiviert und an den Empfänger versendet sein. Im Monatsschnitt unter Berücksichtigung der Anmeldung ergibt dies 15-20 Minuten.   Summe Personalwesen: 15 - 20 Minuten Sachbearbeitung Die Sachbearbeitung umfasst alle verwaltungsbezogenen Tätigkeiten: Annahme (telefonisch, per Mail, per Fax, per Brief, persönlich) und von Meldungen aller Art (Schäden, Störungen, Allgemeines). Bearbeitung: telefonische Klärung / Klärung per Mail/Brief Veranlassung: ggf. Erteilung eines Reparaturauftrags / Information an Hausmeister Kann nicht genau kalkuliert werden, weil man nicht vorher weiß, was geschehen kann, daher Ansatz eines "Pauschalsatzes" von 60 Minuten im Monat. Rechnet mal allein einen wöchentlichen Anruf aus dem Haus zu 5 Minuten, sind 20 Minuten schon verplant...wir alle wissen, dass es meist länger dauert.   Summe Sachbearbeitung: 60 Minuten Erstellung von Abrechnungen und Wirtschaftsplänen Die Abrechnung wird einmal im Jahr erstellt; je nach Umfang der Belege und abzurechnenden Positionen dauert die Abrechnung entsprechend lang. Sind Heizkosten anzusetzen; erhöht sich die Bearbeitungszeit etwas. Für die Rechnungsprüfer sind die Belege entsprechend aufzubereiten, Übersichten und Kontobelege zu drucken, damit eine schnelle und vollständige Prüfung erfolgen kann. In etwa dauert die Erstellung einer Abrechnung incl. Heizkostenabrechnung sowie der Wirtschaftspläne ca. 4-6 Stunden, sind im Monat ca. 20-30 Minuten   Summe Abrechnung / Wirtschaftspläne: 20 - 30 Minuten Erstellung Tagesordnung und Einladungsschreiben; Zusammenstellung und Versendung von Abrechnungsunterlagen an die Eigentümer Im "günstigsten" Fall sind 10 Abrechnungen und 10 Wirtschaftspläne zu drucken, sowie die Einladungen zu erstellen, zu drucken, unterzeichnen und zu versenden. Steht nichts weiter auf der Tagesordnung außer der Genehmigung der Abrechnung und des Wirtschaftsplans, ist die Tagesordnung in ein paar Minuten erstellt; sind jedoch noch Angebote für Tagesordnungspunkte einzuholen und eine entsprechende Beschlussvorlage zu formulieren, kann die Erstellung mehr Zeit in Anspruch nehmen. Erfahrungsgemäß dauert die Erstellung der Tagesordnung und der Einladungen sowie die Zusammenstellung aller Unterlagen und Versendung an die Eigentümer ca. 1-2 Stunden; sind im Monat ca. 5 - 10 Minuten.   Summe Einladung: 5 - 10 Minuten Durchführung / Nachbereitung der Eigentümerversammlung Das Protokoll vorbereiten, Beschlüsse formulieren, Anwesenheitsliste drucken, Vollmachten prüfen. Ca. 30 - 60 Minuten Zum Versammlungsort fahren, Rückfahrt. Im Idealfall verfügt der Verwalter über Räumlichkeiten, die er zur Durchführung der Versammlung nutzen kann. Fahrzeit kalkuliere ich nicht ein. Durchführung der Versammlung: Je nach Umfang 30 Minuten bis 2 Stunden. Nachbereitung: Niederschrift erstellen, Beschlussbuch aktualisieren, Niederschriften drucken, eintüten, versenden. Eventuell ergibt sich auf der Versammlung eine Änderung, zum Beispiel im Wirtschaftsplan; dann muss zum Beispiel ein neuer Wirtschaftsplan erstellt und versendet werden. Ca. 30 - 60 Minuten. Ergeben rechnerisch 1,5 - 4 Stunden, das sind monatlich ca. 8 - 20 Minuten.   Summe Eigentümerversammlung: 8 - 20 Minuten Schadensfälle: Anwesenheit am Objekt Größere Schäden erfordern hin und wieder die Anwesenheit des Verwalters vor Ort, sofern die Arbeiten nicht an einen Hausmeister delegiert werden können. Fahrzeit zur Liegenschaft, Termin vor Ort und Rückfahrt sind entsprechend zu kalkulieren. Meist erwarten den Verwalter vor Ort noch andere kleine Dinge, die "mal eben" gelöst werden sollen. ("Ich wollte ja schon anrufen, aber eigentlich war es nicht so wichtig....") Rechnen wir realistisch mit 30 Minuten Anfahrt, 60 Minuten vor Ort und 30 Minuten Rückfahrt - dies 3x im Jahr, ergibt das 6 Stunden im Jahr, somit ca. 30 Minuten im Monat.   Summe Ortstermine: 30 Minuten Geplante Instandhaltungsmaßnahmen Die Gemeinschaft möchte (oder muss) investieren, beispielsweise in eine größere Instandsetzung. Der Verwalter trifft sich vor Ort mit dem Handwerker, kalkuliert hier wieder Fahrzeit zur Liegenschaft, Termin vor Ort und Rückfahrt. Geht das Angebot ein, wird in der Regel eine Ausschreibung erstellt (also das vorgelegte Angebot ohne Preise als Basis an andere Firmen des gleichen Gewerks versendet). Die dann eingehenden Angebote werden zusammengestellt und nach Absprache dem Beirat zur Verfügung gestellt. Zu kalkulieren sind Ortstermin (ca. 2 Stunden incl. Hin- und Rückfahrt), Erstellen und Versenden der Ausschreibung (ca. 2 Stunden), Zusammenstellen aller Angebote in Tabellenform und Weiterleitung an Beirat (auch ca. 2 Stunden) ergeben sich hier ca. 6 Stunden im Jahr, somit ca. 30 Minuten im Monat - pro Maßnahme.   Summe Instandsetzungen: 30 Minuten Hausgeld- und andere Klagen Gerät ein Eigentümer in Zahlungsverzug und reagiert nicht mehr auf Mahnungen, wird meist Klage auf Zahlung und/oder Entzug des Wohnungseigentums geführt. Der Verwalter kann hier zumeist den Mahn- und Vollstreckungsbescheid selbst veranlassen; alles weitere sollte ein auf WEG-Recht spezialisierter Anwalt übernehmen. Die Erstellung von Mahn- und Vollstreckungsbescheiden und Einreichung beim zuständigen Amtsgericht ist relativ mühelos; die Zusammenstellung der Unterlagen für den Anwalt dauert auch nicht viel länger - vorausgesetzt, man hat alle Unterlagen in digitaler Form vorhanden. Beispielrechnung für Hausgeldklage und vorheriger Zustellung von Mahn/Vollstreckungsbeschheid: 1. Mahnbescheid Zusammenstellung fälliger Hausgeldzahlungen, Eintragen in Mahnbescheid, Versendung an zuständiges Amtsgericht. ca. 30 Minuten 2. Vollstreckungsbescheid Prüfung, ob auf den Mahnbescheid Zahlungen eingegangen sind. Eintragen in Vollstreckungsbescheid, Versendung an zuständiges Amtsgericht. ca. 30 Minuten 3. Klageerhebung Erst hier sind Unterlagen zusammenzustellen. Der Rechtsanwalt benötigt unter anderem folgende Unterlagen oder Angaben: Verwalternachweis (Vollmachtsurkunde) Nachweis der letzten Bestellung (Beschlussprotokoll) Teilungserklärung Höhe des geltend zu machenden Anspruchs und die Zusammensetzung (Hausgeld und Abrechnungsergebnisse) Ausfertigung der Einzelwirtschaftspläne sowie Einzelabrechnungen Ausfertigung der Niederschriften der Genehmigungsbeschlüsse Im digitalen Zeitalter hat ein ordentlicher Verwalter alle diese Unterlagen als pdf-Dokument vorliegen, und kann sehr schnell alle relevaten Dateien an den Rechtsanwalt übermitteln. Trotzdem dauert die Aufbereitung, ein telefonisches Vorgespräch, die Versendung, Mail an Anwalt formulieren etc. seine Zeit, so dass mit ca. einer Stunde zu kalkulieren ist. 4. Unterrichtung der Eigentümer Der Verwalter ist verpflichtet, die Eigentümer über einen anhängenden Rechtsstreit zu informieren. Je nach Vorhandensein von entsprechenden Empfangsmöglichkeiten kann die Versendung schnell als Scan der Gerichtsdokumente erfolgen, oder muss händisch kopiert und per Post versendet werden. ca. 15 - 60 Minuten. In Summe kommt man auf ca. 135 - 180 Minuten - rechnerisch jährlich sind es ca. 10 - 15 Minuten.   Summe Klageführung: 10 - 15 Minuten     GESAMTSUMME: 3:34 - 5:10 Stunden Rein rechnerisch ergibt sich im Mittelwert von knapp 4,5 Stunden, der unter Berücksichtigung aller vorgenannten Punkte anzusetzen wäre. Rechnen wir der Einfachheit halber mit 5 Stunden im Monat für die oben beschriebene WEG. Kalkuliert der Verwalter seine Vergütung mit 20,00 Euro je Einheit netto, erhält er bei 10 Einheiten eine Vergütung in Höhe von 200,00 Euro im Monat oder 40,00 Euro/Stunde für 5 Stunden "Arbeit" im Monat. In etwa soviel, was hier ein Handwerker für seine Arbeit berechnet. Hat der Verwalter einen Angestellten, rechnen wir jetzt einmal den Personaleinsatz dagegen. Gut ausgebildete Kaufleute der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, die ein Gehalt von 3.000,00 Euro brutto im Monat bei 40 Stunden verdienen, kosten inklusive des vom Arbeitgeber zu leistenden Anteil zur Sozialversicherung derzeit 3.715,95 Euro bzw. 22,12 Euro/Stunde bei 21 Arbeitstagen. Da die meisten Verwalter nicht bereit sind, dieses Gehalt zu zahlen, und sich das Salär eher um 2.000,00 Euro brutto ansiedelt, ergibt sich folgende Rechnung: Brutto incl. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 2.477,30 Euro bzw. 14,75 Euro/Stunde. Rechnen wir einfach mit 15,00 Euro weiter. Dem Verwalter bleiben somit 25,00 Euro / Stunde "übrig". Davon zahlt der Verwalter: Miete und Nebenkosten seines Büros PCs, Drucker, Fax, aktuelle Software, Lizenzen für Onlineservices Verbrauchsmaterial (Papier, Toner, Tinte, Ordner, Büromaterial) Stromkosten für den Betrieb seiner technischen Ausstattung Versicherungen (Vermögensschadenversicherung, Haftpflichtversicherung und dergleichen) Steuern (Gewerbesteuer, Einkommenssteuer) eigene Beiträge zur Sozialversicherung (Krankenkasse, Rentenversicherung) Nicht zu vergessen: sein eigenes Gehalt - und trägt ganz allein das gesamte unternehmerische Risiko. Nun die Frage an alle Eigentümer: Was erwarten Sie von einem Verwalter, den Sie vielleicht nur auf 10,00 Euro "heruntergehandelt" haben? Der Verwalter erhält 100,00 Euro (10 WE x 10,00 EUR) für die oben beschriebene Liegenschaft, bei 5 Stunden also 20,00 EUR/Stunde Sein Personal kann nur mit Mindestlohn bezahlt werden (1.500,00 EUR bei 21 Arbeitstagen; AG-Kosten incl. SV = 1.857,98 EUR = 11,06 EUR/Stunde) Es bleiben 8,94 Euro für den Verwalter je Stunde übrig, von diesem Betrag sind die o.g. Ausgaben (Miete etc.) noch abzuziehen. Würden Sie für diesen Betrag, der deutlich unter dem Mindestlohn liegt, arbeiten wollen? Sicher nicht! Warum halten Sie dann diese Bezahlung für jemanden, der sich um Ihre Altersvorsorge, Einnahmequelle, um Ihr zu Hause, in der Sie und Ihre Familie leben, angemessen? Sie haben noch weitere Fragen? Nehmen Sie Kontakt mit mir auf!